Wat is het Nut van Lijstjes?

Lijstjes, zowat elke hedendaagse time management techniek maakt er gebruik van. Afhankelijk van de techniek heb je meer of minder lijstjes. De takenlijst is de belangrijkste van ‘De 4 Time Management Sleutels’ en staat zelfs met stip op één.

Wat de meeste, mogelijk zelf alle, omschreven technieken achterwege laten is vermelden waarom je nu die lijstjes moet hebben. Ze zeggen je wel dat je ze moet hebben, ook hoe je ze moet gebruiken. Toch is een vaak gehoorde kritiek hierop dat men teveel tijd verliest met het bijhouden van al die lijstjes.

Het Belang van Lijstjes

Het is mogelijk om zich een techniek aan te meten waarin zeer veel lijsten worden gebruikt. Uiteraard, hoe meer lijsten, hoe meer tijd je er aan zal besteden. De twee belangrijkste worden hieronder besproken. In de meeste gevallen kom je met deze twee lijsten al heel ver. Soms zal de nood aan bijkomende lijsten ontstaan.

1. De backlog – Je backlog is de eerste van de twee onmisbare lijstjes. Op de backlog komt alles, maar dan ook echt alles wat jij te doen hebt. Dat wil zeggen taken op het werk, thuis, in de winkel, … alles dus. De bedoeling van deze lijst is dat je alles wat in je gedachten komt dat je nog moet doen opschrijft. Daarom is het zinvol steeds iets bij de hand te hebben om te schrijven. Door taken direct op te schrijven vergeet je ze niet. Er is echter nog een bijkomend voordeel. Je hersenen kunnen het ook los laten. Hier moeten ze je niet meer aan herinneren, want het is genoteerd. Dit maakt ruimte in je hersenen om andere dingen te doen dan je aan je taken ter herinneren.
2. Dagelijkse lijst – Uit je backlog kies je dagelijks taken die je die dag plant op te doen. Zo weet je wat je vandaag te doen hebt. Maak je deze lijst de avond ervoor, dan kan je de volgende dag gelijk beginnen werken. Je moet niet meer eerst gaan zoeken wat je moet doen. Dit spaart niet alleen tijd, het voorkomt ook dat je focus al voor je eerste taak verloren is. De dagelijkse takenlijst is er om je aandacht te houden op wat jij vandaag moet doen. Normaal gezien kies je de meest prioritaire taken als eerste uit om op je dagelijkse takenlijst te zetten. Dat wil zeggen dat je eerste taak van de dag gelijk je meest belangrijke is. Je belangrijkste taak ’s morgens als eerste afwerken zet gelijk de (productieve) toon voor de rest van de dag.
3. Digitaal of papier – Ik krijg regelmatig de vraag of die lijstjes nu echt op papier moeten staan. Er zijn vandaag toch een heleboel applicaties die dit voor ons kunnen doen. En dat klopt. Er is echter ook een argument in te voeren tegen een applicatie om je takenlijsten bij te houden. Elke applicatie brengt immers een complexiteit met zich mee die groter is dan pen en papier. Dat wil zeggen dat je tijd moet steken in leren kennen van de applicatie. Als je al geen tijd hebt voor de lijstjes op zich … Bovendien is een takenlijst op papier beter te overzien dan op het scherm. Het opschrijven van je taken geeft je ook al even een klein moment om die taken te verifiëren. Zijn ze nog geldig? Heb je alle informatie? Als dat laatste niet waar is heb je mogelijk een taak nodig voor deze om de nodige informatie te verzamelen.
4. Een taak doorstrepen – Nog een reden om vooral je dagelijkse takenlijst op papier te hebben is het doorstrepen van voltooide taken. Deze fysieke handeling heeft namelijk een bepaald, meetbaar, effect in je hersenen. Er is sprake van een fysieke ontspanning in de hersenen zodra je een taak doorhaalt. Logisch, het is iets waar je niet meer aan moet denken, het is klaar. Je kan nu verder naar de volgende taak. Het aanklikken van een afgewerkte taak blijkt niet hetzelfde effect te hebben in je hersenen.

Tijd voor Lijstjes

Heb jij tijd om lijstjes aan te leggen, en te onderhouden? Zonder onderhoud zijn je lijstjes namelijk evenveel waard als geen lijstjes hebben. Dat wil zeggen dat je niet alleen tijd nodig hebt om je lijstjes aan te leggen, ook om ze te onderhouden. Heb jij hier tijd voor?

Als je geen tijd hebt om takenlijsten aan te leggen, hoe komt het dan dat je wel tijd hebt om je taken te herinneren?

Wat belangrijk is in elke time management techniek, is dat je niet kijkt naar wat het je kost, maar naar wat het je opbrengt. Ik ben er zeker van dat het gebruik van lijstjes je tijd zal sparen. Al is het maar omdat je af en toe een taak toch vergeet. Wat is 5 minuten per dag om aan je lijstjes te werken als je er een uur per dag mee wint?

Begin je Lijst

Ben je overtuigd van het nut van lijstjes? Start er dan nu nog mee. Die taak waar je nu aan denkt en die op je lijst kan? Schrijf ze nu op. Laat dat volgen door alle andere taken waar je nu aan denkt, en schrijf ze allemaal op. Ben je zo aan het einde gekomen van taken die je denkt te moeten doen? Proficiat, je hebt net een braindump gedaan, je hersenen zijn leeg van herinneringen aan taken.

[related_post themes="flat"]