Wat als je het werk voor twee doet?

Waarom werk je voor 2?

Het zijn turbulente tijden, en dat merk je op de werkvloer. Werk is niet altijd meer wat het geweest is. Het is niet alleen drukker, de hoeveelheid werk neemt ook steeds toe.

Ik krijg steeds meer de opmerking dat men het werk niet meer gedaan krijgt. Deze mensen komen dan bij mij op tips te vragen om alles gedaan te krijgen.

Als ik dan even doorvraag blijkt maar al te vaak dat deze personen effectief het werk doen van twee personen. Timemanagement tips volstaan niet meer als je probeert 16 uur in een dag van 8 uur te proppen. Dat is niet meer haalbaar, en op lange termijn ook niet vol te houden.

Er zijn verschillende redenen waarom je plots het werk van 2 personen op je bord krijgt.

1. Reorganisatie – Bij een reorganisatie zie je dat mensen verhuizen. Ze gaan naar een andere dienst, afdeling en soms ook wel bedrijf. In dit geval nemen deze collega’s het werk vaak niet met zich mee. Dat moet dan opgevangen worden door éen of meerdere (ex-)collega’s.
2. Ontslag – Het is niet meer zoals vroeger, toen mensen vaak 30 tot 40 jaar bij dezelfde werkgever bleven. Er is meer verloop in bedrijven, mensen nemen ontslag, of worden ontslagen. De plek die vrij komt wordt niet altijd weer opgevuld. Het werk … inderdaad, verdeeld zich tussen de overige collega’s.
3. Ziekte – En dan meer specifiek langdurige ziekte. Er is niet altijd vervanging in geval van ziekte. De werkgever rekent er op dat de plaats beschikbaar blijft voor wanneer de zieke collega weer aan de beterhand is. In tussentijd moet het werk nog wel gebeuren.
4. Bevallingsverlof – Jonge vrouwelijke collega’s in je team? Dan kan het zijn dat ze op een gegeven moment met bevallingsverlof gaan. We spreken hier over een afwezigheid die kan oplopen tot meerdere maanden. Uiteraard krijgt de jonge moeder na dit verlof haar plaats weer netjes terug. Tot dan mogen de collega’s het extra werk opvangen.
5. Pensioen – Heeft een collega er voldoende dienstjaren opzitten om met pensioen te mogen? Dan is het aan de jong gepensioneerde om van de vrije dagen te genieten en het werk achter zich te laten. Steeds meer zie je dat plaatsen die vrijkomen omwille van pensioen, niet opnieuw worden ingevuld.

Dit heeft natuurlijk ook gevolgen voor de achtergebleven collega’s. Dezelfde hoeveelheid werk moet verzet worden met minder mensen. Hierdoor verhoogt de werkdruk en de stress. Teams staan steeds meer onder druk om beter te presteren en balanceren op de grens van overweldiging en stress.

Het werk gedaan krijgen

Zit jij in een situatie waar je in de loop van de tijd steeds meer verantwoordelijkheden hebt gekregen? Is er teveel werk voor een normale werkdag, zodat je regelmatig overwerkt? Dan is het tijd om je takenpakket eens onder de loep te nemen.

Deze 5 stappen helpen je …

1. Inventariseren – Het is de evidentie en toch staan we er vaak niet bij stil. Je kan immers je huidige situatie maar veranderen, als je ook weet wat je huidige situatie is. Jij weet uiteraard wel dat je het te druk hebt. Maar heb je ook een overzicht van waar jij allemaal mee bezig bent? Schrijf eens al je taken waar jij op dit moment tijd in stopt op. Dat is stap 1.
2. Prioriteiten bepalen – Je hebt nu een zicht op wat je allemaal doet. Van al deze taken, welke zijn de taken die het belangrijkst zijn, en welk zijn de minst belangrijke taken? Belangrijk ook is om te kijken welke taken je doet en die je niet zou moeten doen. Ook het omgekeerde is waar, welke taken zou je moeten doen en doe je nu niet.
3. Elimineer – Taken die je niet zou moeten doen. Dat zijn taken die je niet dichter bij je doel brengen. Ze vragen veel van je tijd en leveren weinig resultaat op. Zo is het ook met de taken met een lage prioriteit. Elimineer deze taken zodat er tijd vrij komt voor de belangrijke taken die wel zou moeten doen.
4. Voeg toe – Werk je momenteel niet aan die taken die je dichter bij je doelen brengen? Dan voeg je deze best toe aan je takenlijst. Ja, je hebt het al druk, en taken toevoegen gaat dit op het eerste zicht niet oplossen. Hoe sneller jij je doel bereikt door aan de juiste taken te werken, hoe sneller taken van je lijst verdwijnen en jij meer tijd krijgt.
5. Communiceer – Zijn alle taken die jij op je lijst hebt staan belangrijke taken? Werk je vandaag al overuren en krijg je toch niet alles afgewerkt? Dan is het tijd voor de juiste communicatie. Is je manager op de hoogte van je problemen? Heeft je manager een goed zicht op wat jij allemaal te doen hebt? Het volstaat immers niet naar je manager te stappen en te zeggen dat je het te druk hebt. Toon je manager wat jij allemaal te doen hebt, zeg dat het je niet lukt om dit rond te krijgen en vraag hulp om in die lijst prioriteiten te leggen. Dat is wat managers doen en dat is ook hoe managers hun teams optimaal kunnen laten werken.

Werk naar de toekomst

Met de neus naar de toekomst gericht is het beter om werk goed te verdelen zodat iedereen comfortabel en efficiënt kan werken naar zijn of haar doelen. Niemand is er bij gebaat wanneer een werknemer overweldigt is door de hoeveelheid verantwoordelijkheden. De werknemer niet, want die staat constant onder druk. De manager is er niet bij gebaat omdat het team niet optimaal kan presteren. En ook het bedrijf zelf is er niet mee gediend, doordat veel werk blijft liggen, of meer tijd in beslag neemt, worden kansen gemist.

Welk van deze 5 stappen kan je helpen om het minderdruk te hebben? Noteer het in het commentaarveld hieronder!

[related_post themes="flat"]